VeriFactu: qué es, a quién obliga y desde cuándo

VeriFactu es el sistema de la Agencia Tributaria que obliga a que tu programa de facturación genere registros inalterables, encadenados entre sí y con un código QR en cada factura. No es un programa que instalas: es un requisito que tiene que cumplir el software que ya usas.

La confusión viene de las fechas, porque se han movido dos veces. Aquí están las que están vigentes ahora mismo, qué implica cada una y qué conviene hacer este año sin gastar de más.

Qué es VeriFactu exactamente

El Reglamento (Real Decreto 1007/2023) exige que los sistemas de facturación cumplan cuatro cosas: que cada factura deje un registro con huella digital, que ese registro no se pueda modificar ni borrar sin dejar rastro, que las facturas se encadenen unas con otras, y que cada una lleve un QR verificable.

A partir de ahí hay dos modos de funcionar:

• Modo VeriFactu (remisión): el programa envía cada registro a la AEAT en el momento. A cambio, te ahorras la firma electrónica y buena parte de los requisitos de conservación.
• Modo no VeriFactu (local): los registros se quedan en tu sistema, firmados electrónicamente, y la AEAT puede pedírtelos. Más control, más responsabilidad técnica.

Para la mayoría de pymes y autónomos el modo con remisión es el más simple: lo activa el proveedor del software y no hay que tocar nada más.

Fechas: quién está obligado y desde cuándo

El Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025, aplazó un año el calendario. Estas son las fechas vigentes:

Ojo con un matiz que se pasa por alto: la obligación de los fabricantes es anterior a la tuya. Si tu proveedor todavía no te ha dicho nada sobre VeriFactu a estas alturas, esa es la señal de alarma, no la fecha de 2027.

Quién se queda fuera

No entran quienes ya están en el SII (Suministro Inmediato de Información), los que facturan exclusivamente con sistemas de las Haciendas Forales (TicketBAI en País Vasco, sistema navarro) y las operaciones excluidas de la obligación de facturar.

Qué pasa si no lo cumples

Dos sanciones distintas, y conviene no mezclarlas:

• Al usuario: tener o usar software que no cumple, hasta 50.000 € por ejercicio.
• Al fabricante: comercializar sistemas que no cumplen, hasta 150.000 € por ejercicio y tipo de programa.

En la práctica, el riesgo real para una pyme es quedarse con un programa antiguo que el proveedor ha dejado de mantener. Eso es lo que hay que revisar ahora.

Qué hacer este año, en orden

1. Pregunta a tu proveedor, por escrito

Una sola pregunta: «¿vuestra versión está adaptada al Reglamento VeriFactu y tenéis la declaración responsable?». Si la respuesta tarda o es ambigua, empieza a mirar alternativas con tiempo. Cambiar de programa de facturación en diciembre, con el cierre encima, es la peor idea posible.

2. Saca tus datos antes de cambiar nada

Clientes, artículos, series de facturación e histórico. Si el programa no te deja exportar a CSV o Excel de forma limpia, ya sabes bastante sobre ese proveedor.

3. Deja de facturar en Excel o Word

Una hoja de cálculo no puede cumplir el requisito de inalterabilidad. Si hoy emites facturas así, esto no es un ajuste: es un cambio de sistema. Sobre por qué el Excel acaba costando dinero en más sitios de los que parece, escribimos aquí.

4. Aprovecha el cambio para automatizar lo de al lado

Si vas a tocar la facturación, es el momento de enganchar lo que la rodea: las facturas recurrentes, el aviso de impago y el archivo automático de las facturas que recibes. El coste marginal de hacerlo a la vez es mucho menor que hacerlo dos veces.

Cuánto cuesta adaptarse

Los importes son orientativos y de julio de 2026; sirven para presupuestar, no para firmar.

¿No tienes claro por dónde empezar en tu caso? En el diagnóstico gratuito repasamos tus procesos y te decimos qué automatizar primero y qué dejar como está.

Qué cambia en tu día a día (y qué no)

Menos de lo que la gente teme. Si ya facturas con un programa en la nube, lo normal es que un día veas un QR nuevo en tus facturas y poco más. Lo que sí cambia son tres hábitos que hoy son comunes y dejan de serlo:

• Borrar una factura mal hecha. Ya no se borra: se rectifica. El registro original queda encadenado y visible.
• Cambiar la fecha «para que cuadre». Se acabó. La huella digital y el encadenamiento delatan cualquier retoque posterior.
• Llevar dos numeraciones en paralelo. Las series tienen que estar declaradas y ser coherentes.

Si alguna de estas tres prácticas está viva en tu negocio, el problema no es técnico: es de proceso. Y conviene resolverlo antes de que lo resuelva una inspección.

Cómo saber si tu software cumple de verdad

Hay una comprobación que no falla: pide la declaración responsable. El fabricante está obligado a tenerla y a entregarla. Es un documento donde declara que su sistema cumple el reglamento y la orden ministerial que lo desarrolla.

Además, mira estas tres señales en el propio programa:

• Aparece un código QR en el PDF de la factura y una leyenda del tipo «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
• Existe un registro de facturación consultable, con su huella, no solo el PDF.
• El programa no te deja eliminar facturas emitidas, solo rectificarlas.

Si tu proveedor te dice «tranquilo, ya lo tenemos» pero no aparece ninguna de las tres, no lo tiene.

El error más caro: esperar a última hora

En 2027 va a pasar lo que pasa siempre con estos calendarios: los proveedores se saturan en los dos meses previos y las migraciones se hacen a prisa, con datos a medias y sin formación. El coste de hacerlo con calma en 2026 es prácticamente el mismo; el de hacerlo con prisa incluye errores de numeración y facturas descuadradas.

Si de todas formas vas a mover el sistema, mira antes qué otras piezas dependen de él —presupuestos, cobros, contabilidad— para no encadenar tres migraciones seguidas. Eso es exactamente lo que revisamos en una consultoría de automatización antes de tocar nada.

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